Online Tutorials & Training Materials |
Register Login

SAP Basics Getting Started

|| 0 Download

SAP Basics Getting Started

Logging on to SAP

Before you begin

  • You need a user ID and password supplied by ISS after you complete your training. Note: If you do not have a user ID or password, contact the SAP Help Desk on x5999. 
  • Do not let anyone else log on to SAP using your user ID. SAP tracks each user ID and records what  they did and when they did it.


Log on to PSE Management (SECUDE) 

1.  In Microsoft Windows, click Start and choose All Programs → Administrative Software → SECUDE → PSE Management or click PSE-ManagementPSE Management on your desktop.

2.  The PSE Management Log on dialog box appears. 

– Enter your SECUDE password in the Password field. 

Note: For security reasons, your password will not be displayed as you enter it. 

– Click OK. 

  • If you receive an error message (e.g. Invalid password), enter your SECUDE Password again. 
  • After three incorrect attempts PSE Management will close. Contact the SAP Helpdesk (x5999)  to reset your password. 

3.  The PSE Management – user.pse dialog box appears. 

– Click MinimizeMinimize.

– The PSE Management icon PSE-Management-Iconappears on the right of your Windows taskbar.

Note: PSE Management must not be closed while using SAP R/3.

Log on to SAP 

4.  In Microsoft Windows, click Start and choose All Programs → SAP Front End → SAP Logon or click SAP-Logonon your desktop.  

5.  The SAP Logon 710 dialog box appears.

– In the Systems tab, ensure 010 NUP [Newcastle (SECUDE)] is selected. 

– Click Log on.

6.  The SAP Easy Access screen appears

– If the User menu appears, click SAP-menuSAP menu to display the standard SAP menu.

Logging off SAP

Before you begin

When you log off SAP, all unsaved work will be lost.


Log off SAP

1.  In any SAP R/3 screen:

– Choose System  Log off


– Click CloseClose.

2.  The Log Off dialog box appears.

– Click Yes to log off.

Log off PSE Management (SECUDE)

3.  In the PSE Management – user.pse dialog box (if minimised on the taskbar, click to open):

– Choose File  Quit


– Click Close-3Close.

Parts of the SAP screen


Commonly used buttons


Changing system message display


System messages can be displayed in the status bar at the bottom of the screen or in a dialog box in the middle of the screen.


1.  In any SAP R/3, click SAP-R-3Customizing of Local Layout and choose Options. 

2.  The Options dialog box appears. 

In the Options tab:

To display system messages in a dialog box (middle of the screen)

Select the Dialog Box at Success Message, Dialog Box at Warning Message and Dialog Box at  Error Message check boxes.

– Click OK

To display system messages in the status bar (bottom of the screen)

Ensure that the Dialog Box at Success Message, Dialog Box at Warning Message and Dialog Box at Error Message check boxes are not selected.

– Click OK.

Finding the transaction code for a task


A transaction code is a task in SAP. ME21N is the transaction code for creating a purchase order.  Transaction codes access a task directly without using the menus and are entered in the Command field Command-field

There are two ways of finding a transaction code for a task. 

  • Display transactions codes for all tasks in the SAP Menu. 
  • Start the task and find the transaction code from the initial screen. 

Displaying transaction codes in the SAP menu

1. In the SAP Easy Access screen, choose Extras  Settings

2. The Settings dialog box appears

– Select the Display technical names check box.

– Click TickContinue. 

3.  The SAP Easy Access screen reappears. 

– Expand the SAP menu items to the lowest level to view the transaction codes. 

Example: PIQST00 – Student File

Finding the transaction code when starting a task/transaction

1.  In the initial screen of any task, choose System → Status.

2.  The System: Status dialog box appears

– In the SAP Data section, the transaction code appears in the Transaction field. 

Example: ME23N

– Click TickContinue. 

3.  The initial screen reappears

Using transaction codes


A transaction code is a task in SAP. ME21N is the transaction code for creating a purchase order.  Transaction codes access a task directly without using the menus and are entered in the Command field Command-field


In the SAP Easy Access screen

1.  In the SAP Easy Access screen, enter the transaction code in the Command field. 

Example: ME23N (Display purchase order).

– Click EnterEnter.

2.  The first screen of the selected transaction appears, e.g. Display Purchase Order

From within a task

1.  If you are not in the SAP Easy Access screen, enter /N followed by the transaction code in the Command field. Example: /NVA01 (Create sales order)

– Click Enter Enter. 

2.  The first screen of the selected transaction appears, e.g. Create sales order 

Opening a transaction in a new session (window)

1.  In any SAP screen, enter /O followed by the transaction code in the Command field.  

Example: /OPIQST00 (Student file)

– Click EnterEnter

2.  The first screen of the selected transaction appears in a new session (window), e.g. Student File

Working with favorites


Favorites are frequently used SAP tasks and are saved in your Favorites menu. 

Creating a favorite

1.  In the SAP Easy Access screen, expand the SAP menu and select (highlight) the transaction or task to be added to Favorites.

– Click Add-to-FavoritesAdd to Favorites.

– The transaction appears in the Favorites menu.

Changing a favorite

1.  In the Favorites menu, select (highlight) the favorite to be changed.

– Click ChangeChange Favorites. 

2.  The Change a favorite dialog box appears

– Change the Text. 

– Click TickContinue. 

– The changed favorite appears in the Favorites menu. 

Deleting a favorite

1.  In the Favorites menu, select (highlight) the favorite to be deleted. 

– Click DeleteDelete Favorites

– The selected favorite no longer appears in the Favorites menu. 

Organising favorites

Creating a folder in the Favorites menu

1.  Select (highlight) the Favorites menu.

– Choose Favorites Æ Insert folder

2.  The Creating a Folder in the Favorite List dialog box appears. 

– Enter the new folder name in the Folder name field.

– Click TickContinue.

– The new folder appears in the Favorites menu.

– Drag and drop favorites into the new folder. 

Moving favorites up and down in the Favorites menu 

1.  Select (highlight) the favorite to be moved. 

– Click Move-UpMove favorites up or Move-downMove favorites down

Saving a web address (URL) as a favorite


Useful web addresses can be saved as favorites. For example, you can save a link to the SAP Training web site ( containing all the training guides and useful SAP  information.


1.  Open your web browser (e.g. Internet Explorer).

– Go to the web site to be saved as a favorite.


– Select (highlight) the URL in the Address field.

– Choose Edit  Copy (or keyboard shortcut Ctrl+C) to copy the address. 

– Close your web browser.  

2.  Open SAP at the SAP Easy Access screen.

– Choose Favorites Add other objects. 

3.  The Add additional objects dialog box appears.

– Ensure Web address or file is selected. 

– Click TickContinue. 

4.  The Add a Web address or file path dialog box appears.

– Enter an appropriate name for the favorite in the Text field.  Example: SAP Training web site

– Paste the copied address (using keyboard shortcut Ctrl+V) in the Web address or file field.

– Click TickContinue. 

5.  The address appears as a URL in your Favorites menu.

– Double­click the favorite to open the web site.

Searching in SAP R/3


Some fields in SAP require you to search for or choose an appropriate entry. 

Examples: Vendor field, Purchasing group field, Material field, Student number field. 


1.  Click in the field requiring the entry. 

– Click the search button Search-Buttonto the right of the field you clicked in. 

2.  If a list appears (example: list of purchasing groups): 

– Select the appropriate entry from the list.

– Click TickCopy

– The selected entry appears in the field. 

3.  If a search dialog box appears:

– If the recommended search does not default, select it by clicking dialog-box.

See: Recommended searches pg 13.

– Enter your search criteria. You can use wildcard characters (*) when searching.

Example: *smith* will look for the word smith with anything before or after it. 

– Click TickStart search. 

– The search results appear in a list. Select the appropriate entry from the search result list.

– Click TickCopy

– The selected entry appears in the field.

Recommended searches


Searching tips and tricks


Using personal lists when searching


You can save entries that you regularly search for (examples: vendor numbers, material numbers, cost  centres) in a personal list. Once you have saved an entry in your personal list you will be presented with your saved personal list every time you search in that field.

Saving items in your personal list

1.  In any search results list (see: Searching in SAP pg 12):

– Select the entry to add to your personal list. 

– Click Add-to-FavoritesInsert in personal list.

– Repeat the steps above to add further entries to your personal list. 

– When you are finished adding entries to your personal list: 

  • Either select an entry to use and click TickCopy
  • Or close the search results list by clicking CloseClose. 

Using your personal list

1.  Click in a field containing a saved personal list (e.g. Vendor field). 

– Click the search buttonSearch-Button.

2.  The Personal value list dialog box appears displaying the items saved in your personal list. 

– Select an entry from the list. 

– Click TickCopy.

– The selected entry appears in the field. 

Note: If you want to see (or search for) entries that are not saved in your personal list, click Display-All-ValuesDisplay All Values. Go to Step 2 or 3 in Searching in SAP pg 12.

Deleting items from your personal list

1.  Click in a field containing a saved personal list (example: Vendor field). 

– Click the search button Search-Button.  

2.  The Personal value list dialog box appears displaying the items saved in your personal list.

– Select the entry to be deleted from your personal list.

– Click DeleteDelete from pers. value list. 

– The entry no longer appears in your personal list.

 Download attached file.

You must be Logged in to download this file